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ASA einfach und effizient erfüllt

Stellen Sie sich vor, Sie sind für ein filialisiertes Unternehmen als Beauftragter für Sicherheit zuständig, verantworten Betriebe in allen Kantonen der Schweiz und Sie haben mit beschränkten Ressourcen eine hohe Qualität zu liefern. Die Herausforderungen der SPAR Handels AG mit über 2’000 Mitarbeitenden und einem nationalen Filialnetz haben sich wie beschrieben präsentiert. Das Unternehmen hat sich entschieden, die AEH Modelllösung mASA umzusetzen und auf der Plattform asa-control zu implementieren.

Nach der Entscheidung für das Produkt Ende 2020 konnten in kurzer Zeit, gestützt auf einem Workshop zur Erfassung der Bedürfnisse sowie Begehungen in Filialbetrieben und der Logistik, die notwendigen Regeln, die Checklisten zur Gefährdungsermittlung aber auch Dokumente zum Mutterschutz erstellt und in der Software implementiert werden. Bereits im vierten Projektmonat waren die lokalen Verantwortlichen eingeführt und die Lösung wurde erfolgreich und effizient ausgerollt.

mASA fexibel

Wie der SPAR Handels AG ergeht es vielen anderen Betrieben, auch wenn die Ausgangslage jeweils individuell ist. So hat auch die Stadt Luzern, wie über 200 andere Betriebe, die Modelllösung umgesetzt. Als Stadt mit verschiedensten Dienstabteilungen und entsprechend unterschiedlichen Herausforderungen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz ging es darum, in den Bürobereichen Arbeitssicherheit mit betrieblicher Gesundheitsförderung zu verbinden und in einem einfachen System effizient umzusetzen.

Was sind die Bedingungen, um mASA effizient einzuführen

Grundsätzlich können alle Betriebe der Modelllösung mASA beitreten. Diese wurde bereits standardmässig auf verschiedenste Branchen adaptiert. Falls die besonderen Gefährdungen noch nicht aufgenommen sind, erfolgt dies in einem ersten Schritt. Besonders angesprochen werden jedoch Betriebe,

  • die nicht in eine Branchenlösung passen, z.B. da sie Gefährdungen aus mehreren Branchen aufweisen;
  • die Unternehmensanforderungen zu integrieren haben (z.B. Konzerne mit internen Vorgaben);
  • die Anforderungen der EKAS mit anderen Systemen verbinden möchten (z.B. Integration in BGM, QM-System, Zertifizierung ISO 45001, …)

Einführung und Umsetzung: Herausforderungen

Wie im Bespiel SPAR erwähnt, beginnt der Einführungsprozess mit der Klärung der Ausgangslage und der Aufnahme der Bedürfnisse. In einem nächsten Schritt werden, falls erwünscht und vorhanden, die bestehenden Elemente mit den Prozessen der Modelllösung verbunden und eine integrierte Lösung geschaffen und optional in asa-control, einer spezifisch auf die ASA-Bedürfnisse ausgerichteten Software, integriert.

Im Rahmen der Einführung werden die verantwortlichen Personen zum System und ihren Umsetzungsaufgaben geschult. Zu diesen Aufgaben gehört in der Regel das Durchführen der Gefährdungsermittlung mittels der vorgesehenen Checklisten mit der Planung der Massnahmen, die Schulung der Mitarbeitenden und das Anpassen der Notfallorganisation. Während der Einführungsphase werden die Betriebe begleitet und unterstützt, wobei der Unterstützungsrahmen durch die Kunden gewählt wird.

Als grösste Herausforderungen bei der Implementierung erweisen sich widersprüchliche Erwartungen und die (nicht) vorhandenen Ressourcen. Häufig wird durch die Kunden ein Minimalpaket eingekauft und vereinbart, um nach erfolgter Schulung der Verantwortlichen Inhouse die Adaptationen selbst durchzuführen. Manchmal erleben wir bei Kunden, dass die Einführung infolge laufender Projekte und anderer wichtiger Aufgaben, trotz geringem Aufwand, verschoben und verschoben wird. Aus Sicht der Umsetzer ist eine weitere Herausforderung die Breite der zu bewältigenden Aspekte. Von der Notfallorganisation über den Jugendarbeitsschutz zum Mutterschutz, alle Aspekte sind in der Modelllösung abgebildet – im Bedarfsfall ist es jedoch nicht immer einfach, alles zu überschauen und so ist der im Paket inbegriffene Support willkommen und wird gut genutzt.

 

Zurück zum Beispiel Stadt Luzern

Luzern ist hinsichtlich der Umsetzung der EKAS Anforderungen einer Branchenlösung angeschlossen. Gleichzeitig besteht jedoch das Bedürfnis nach einem ganzheitlichen Gesundheitsmanagement, welches neben ASGS auch Aspekte der Gesundheitsförderung und Ergonomie integriert. Im Rahmen der bestehenden Zusammenarbeit wurde ein Integrationsprojekt initiiert mit dem Ziel, die 22 Dienstabteilungen, ohne typische besondere Gefahren in der Modelllösung zu betreuen.

Basierend auf ersten Gefährdungsermittlungen wurden als Standortbestimmung zwei Workshops veranstaltet, bei denen die Bedürfnisse aber auch No-Gos der Dienstchefinnen / -chefs (DC) und Bereichs-Sicherheitsbeauftragten (BESIBE) gesammelt wurden. Als Kernbedürfnisse stellten sich heraus:

  • klare Rollen / wahrnehmen der Linienverantwortung:
  • eine einfache auf die Gefährdungssituation angepasste Analyse;
  • Integration aller relevanten Unterlagen ins System (Bedrohungsmanagement, Mutterschutz,…);
  • dienstabteilungsspezifisches Handbuch mit den relevanten Dokumenten;
  • Vernetzung und regelmässiger Austausch

Entsprechend wurde ein Master-Handbuch mit klaren Funktionsbeschreibungen, allen relevanten Prozessen und einer auf die effektiven Bedürfnisse ausgerichteten Gefährdungsermittlung erstellt. Dieses wurde auf der bestehenden IT-Umgebung so implementiert, dass die BESIBE nach ihrer Einführung einfach ihr Handbuch abgebildet erhalten.

Für die strategische Planung der Umsetzung wurde eine Steuergruppe mit Führungskräften und BESIBE geschaffen, welche jährlich die Zielsetzung und Aktivitäten plant und die Umsetzung kontrolliert.

 

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